Inleiding
Project Held, een gerenommeerd goed doel gevestigd in Harderwijk, werkt samen met 18 projecten over de hele wereld om de meest kwetsbare kinderen te ondersteunen. Ze geven hoop aan kinderen die in armoede leven. Door sponsoring kunnen deze kinderen naar school gaan, in een veilige omgeving wonen en bouwen aan hun toekomst.
Diverse uitdagingen
Project Held moest diverse uitdagingen aangaan bij het beheer van kindsponsoring op wereldwijde schaal:
- Arbeidsintensief: het registratieproces was tijdrovend en veel handelingen moesten handmatig gebeuren.
- Informatie-uitwisseling: er waren efficiënte systemen nodig om sponsors up-to-date te houden.
- Hoge kosten: verzendmaterialen, papier en portokosten liepen op.
- Verlies van post: belangrijke updates en brieven bereikten hun bestemming soms niet.
- Vertaling van brieven: de vertaling lag bij de projecten zelf, wat de verwerkingstijd verlengde.
Centraal informatiepunt
Project Held gebruikt het OVAS CRM, waarin alle gegevens over projecten, kinderen en sponsors worden bijgehouden. Het was belangrijk om OVAS in het proces te behouden als de regisseur van de automatische incasso’s.
De oplossing
In 2022 startten we een gesprek met Project Held over onze gedeelde droom om kansarme kinderen wereldwijd te helpen. Samen met Project Held, OVAS, Brovisuals (websitebouwer) en Nofam zijn we een project gestart om het proces te stroomlijnen, waarbij OVAS als centraal informatiepunt bleef.
We realiseerden een naadloze integratie tussen OVAS Connect, de Project Held-website en het Nofam-platform, waarbij elk systeem de eigen verantwoordelijkheid behield. De belangrijkste verbeteringen:
- Vereenvoudigd beheer van kindprofielen: projecten beheren nu zelf de profielen van hun kinderen.
- Automatische verwerking van sponsorregistraties: registraties worden automatisch doorgestuurd en verwerkt, inclusief de voorbereiding van incasso’s vanuit OVAS.
- Verbeterde communicatie met automatische vertaling: updates worden waar nodig automatisch vertaald naar de taal van de sponsor.
- Hogere frequentie van updates: met één update bereikt een projectmedewerker nu alle sponsoren.
Het resultaat
De uitrol naar de projecten begon in mei 2023. Project Held, haar projecten en sponsoren hoeven geen tijd en kosten meer te besteden aan de verzending van poststukken, waardoor er meer tijd overblijft om de projecten en kinderen nog beter te ondersteunen.
“Nu de rollen beter zijn verdeeld deel je de verantwoording met projectmedewerkers en sponsoren, wat meer betrokkenheid geeft en ons de ruimte om ons meer te richten op groei en ontwikkeling.”Tine Buis & Viviane van Bijl
Dit integratieproject toont de kracht van samenwerking en technologie in dienst van de meest kwetsbaren.