Inleiding
Project Held, een gerenommeerd goed doel gevestigd in Harderwijk, werkt samen met 18 projecten over de hele wereld om de meest kwetsbare kinderen te ondersteunen. Ze geven hoop aan kinderen die in armoede leven en daardoor vaak geen zicht hebben op een betere toekomst. Door sponsoring kunnen deze kinderen naar school gaan, in een veilige omgeving wonen en bouwen aan hun toekomst.
Diverse Uitdagingen
Project Held moest diverse uitdagingen aangaan met betrekking tot het beheer van kindsponsoring op wereldwijde schaal. Deze uitdagingen omvatten:
- Arbeidsintensief: Het registratieproces was arbeidsintensief en tijdrovend. Veel handelingen moesten handmatig gedaan worden. Dit gold bijvoorbeeld voor het toevoegen van kindprofielen, die ze via e-mail ontvingen, en voor het verwerken van nieuwe sponsorregistraties.
- Informatie-uitwisseling: Ze hadden efficiënte systemen nodig om te waarborgen dat sponsors up-to-date bleven over hun gesponsorde kinderen.
- Hoge kosten: De kosten voor verzendmaterialen, papier en portokosten begonnen aanzienlijk te stijgen.
- Verlies van post: Er was een constant risico op verlies van belangrijke poststukken, waardoor belangrijke updates en brieven mogelijk hun bestemming niet bereikten. Dit belemmerde de opbouw van een sterke band tussen sponsors en hun gesponsorde kinderen.
- Vertaling van brieven: De verantwoordelijkheid voor het vertalen van de correspondentie lag bij de projecten zelf, wat de verwerkingstijd kon verlengen.
Deze uitdagingen vormden aanzienlijke obstakels voor Project Held bij het effectief uitvoeren van hun missie.
De toekomst van kindsponsoring
Naast de eerder genoemde uitdagingen, keek Project Held ook vooruit naar de toekomst van kindsponsoring waarin digitale oplossingen een steeds grotere rol spelen. Ze waren zich ervan bewust dat het essentieel was om deze technologische vooruitgang bij te houden, niet alleen qua kennis, maar ook wat betreft de benodigde investeringen.
Eén van de belangrijkste trends is het gebruik van digitale platforms. Deze kunnen niet alleen de efficiëntie van de operaties verbeteren, maar ook de betrokkenheid van sponsors vergroten. Door gebruik te maken van data en technologie, bieden ze de mogelijkheid om persoonlijkere en relevantere ervaringen te creëren voor sponsors. Dit zorgt ervoor dat sponsors zich meer betrokken en verbonden voelen met hun gesponsorde kinderen.
Voor Project Held was het cruciaal om een oplossing te vinden die hen niet alleen zou helpen met hun huidige uitdagingen, maar hen ook zou voorbereiden op deze digitale toekomst van kindsponsoring.
Centraal informatiepunt
Project Held gebruikt het OVAS CRM, waarin alle gegevens over projecten, kinderen en sponsors worden bijgehouden. Het was belangrijk om OVAS in het proces te behouden als de regisseur van de automatische incasso’s.
De Oplossing
In 2022 startten we een gesprek met Project Held over onze gedeelde droom om kansarme kinderen wereldwijd te helpen naar een hoopvolle toekomst. We ontdekten al snel dat er grote waarde lag in een samenwerking. Samen met Project Held, OVAS, Brovisuals(websitebouwer) en Nofam zijn we een project gestart om het proces voor Project Held te stroomlijnen, waarbij OVAS als centraal informatiepunt bleef.
In het project hebben we met alle partijen gekeken naar hoe we de verschillende systemen, OVAS, de Project Held website en Nofam met elkaar konden verbinden op een wijze waardoor elk systeem de verantwoordelijkheid kon behouden die van toepassing was en de benodigde data bezat.
In het kader van dit project hebben we nauw samengewerkt met alle betrokken partijen om een naadloze integratie tussen de diverse systemen – OVAS Connect, de Project Held website en het Nofam platform – te realiseren. Het was cruciaal om ervoor te zorgen dat elk systeem de eigen verantwoordelijkheden kon behouden en over de benodigde gegevens kon beschikken. Zo hebben we een robuust en effectief netwerk van gecombineerde functionaliteiten gecreëerd, met behoud van de unieke voordelen en kenmerken van elk afzonderlijk systeem.
Hierbij hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd door de keten:
- Vereenvoudigen beheer van kindprofielen: Projecten kunnen nu zelf de profielen van hun kinderen beheren, in plaats van deze handmatig via e-mail aan te leveren en door Project Held toe te laten voegen. Projectmedewerkers kunnen vanuit de Nofam app of beheeromgeving de profielen toevoegen en wijzigen. Na verificatie door Project Held worden deze profielen doorgezet naar OVAS en uiteindelijk naar de Project Held website.
- Automatische verwerking van sponsorregistraties: Waar Project Held voorheen alle sponsorregistraties handmatig moest verwerken, gebeurt dit nu automatisch. Zodra een sponsor zich registreert op de Project Held website, wordt de registratie automatisch doorgestuurd en verwerkt binnen het Nofam platform. Vervolgens worden de e-mails automatisch verstuurd, en worden de voorbereidingen voor incasso’s direct uitgevoerd vanuit OVAS.
- Verbeterde communicatie met automatische vertaling: Projecten kunnen nu zelf updates delen met de sponsoren van de kinderen. Dit kan in de vorm van foto’s, video’s, of tekstuele updates. Een medewerker kan deze updates in zijn of haar eigen taal opvoeren. Waar nodig worden deze automatisch vertaald naar de taal van de sponsor, wat zorgt voor snellere en soepelere communicatie.
- Verhoogde frequentie van updates: Sponsoren ontvangen nu vaker updates. Deze bevatten niet alleen nieuws van de kinderen zelf, maar ook updates over activiteiten binnen het hele project. Met één update kan een projectmedewerker nu alle sponsoren bereiken. Dit versterkt de band tussen de sponsor en het project, en geeft een breder beeld van de impact van hun bijdrage.
Het Resultaat
Door hard werken en samenwerking hebben we dit proces succesvol kunnen implementeren. De uitrol naar de projecten is in mei 2023 begonnen en de uitrol naar de bestaande sponsoren zal na de zomervakantie plaatsvinden. Dit betekent dat Project Held, en haar projecten en sponsoren, geen tijd en kosten meer hoeven te besteden aan de verzending van poststukken. Dit leidt tot meer beschikbare tijd om zich te richten op het nog beter ondersteunen van de projecten en kinderen, en op de reis met de sponsoren.
“Voordat we gebruik maakten van het Nofam platform, waren we ons niet volledig bewust over de impact van onze centrale rol van de communicatie. Nu de rollen beter zijn verdeeld deel je de verantwoording met projectmedewerkers en sponsoren wat meer betrokkenheid geeft en ons de ruimte om ons meer te richten op groei en ontwikkeling.”
– Tine Buis & Viviane van Bijl
Dit integratieproject met Project Held toont de kracht van samenwerking en technologie in dienst van de meest kwetsbaren. We kijken uit naar verdere successen en verbeteringen in de toekomst.
En… nog iets geleerd?
Zeker! Tijdens het project hebben we een aantal belangrijke inzichten opgedaan, die we graag met jullie delen:
- Timing en communicatie is alles: In een procesketen met meerdere systemen is vroegtijdige en grondige afstemming cruciaal. Hoe eerder je met alle betrokken partijen om tafel gaat, hoe beter! 😉
- Aanpassingsvermogen is de sleutel: Project Held speelt een regisserende rol ten opzichte van de andere projecten. Daarom was het essentieel om de Nofam beheeromgeving uit te breiden, zodat zij de controle over het beheer van de projecten en kindsponsoring zelf in handen hebben.
- Samenwerking maakt het verschil: Het was inspirerend om te zien hoe we konden samenwerken vanuit verschillende organisaties en disciplines, om processen te vereenvoudigen met als doel om meer kinderen te kunnen helpen. Dit project bevestigde dat samenwerken echt de sleutel is tot impact!
Ben je nieuwsgierig geworden naar hoe de kindersponsorpagina van Project Held eruitziet na onze samenwerking? Bekijk dan de pagina hier.