Een factuur als PDF is prima leesbaar voor mensen, maar niet voor software. Elke regel moet worden overgetypt of herkend voordat hij in de boekhouding staat. Daar is een oplossing voor: UBL, ofwel Universal Business Language. Dat is een internationale standaard waarmee facturen als XML-bestand worden uitgewisseld, zodat het ontvangende boekhoudpakket alle gegevens direct kan inlezen. Wij bouwen deze ondersteuning nu in OVAS Connect in, en de eerste versie wordt op dit moment getest.
Verkoopfacturen als e-factuur meesturen
Zet u de optie in het beheer aan, dan krijgt elke verkoopfactuur die u per e-mail verstuurt automatisch een UBL-bestand als bijlage, naast de vertrouwde PDF. Uw klant ziet dus nog steeds een nette factuur, maar zijn boekhoudpakket kan het bijgevoegde XML-bestand meteen inlezen. Geen overtypen, geen leesfouten, en een factuur die sneller wordt verwerkt en dus vaak ook sneller wordt betaald. Bij het versturen ziet u per factuur of de e-factuur meegaat, zodat u daar grip op houdt.
Inkoopfacturen als UBL inlezen
Andersom werkt het net zo. Ontvangt u van een leverancier een UBL-bestand, dan importeert OVAS Connect dat rechtstreeks als inkoopfactuur. Leverancier, factuurnummer, datum, regels en bedragen worden uit het bestand overgenomen, zodat u alleen nog hoeft te controleren en te boeken. Dat sluit aan op de bestaande manier van werken met Scan en Herken, maar zonder dat er iets herkend hoeft te worden: de gegevens staan al gestructureerd in het bestand.
PDF en XML automatisch bij elkaar
Veel leveranciers sturen een factuur als PDF én als UBL-bestand, met dezelfde bestandsnaam. Komen beide op dezelfde dag binnen, dan herkent OVAS Connect dat ze bij elkaar horen. Importeert u het XML-bestand, dan wordt de PDF automatisch als bijlage aan de inkoopfactuur gekoppeld en worden beide bestanden als verwerkt gemarkeerd. Zo houdt u het leesbare origineel bij de boeking, zonder dubbel werk en zonder losse bestanden die blijven rondslingeren.
Wat de UBL-ondersteuning u oplevert:
- Verkoopfacturen die bij elke e-mail automatisch als e-factuur meegaan.
- Inkoopfacturen die zonder overtypen of herkennen in de boekhouding komen.
- PDF en XML die automatisch aan dezelfde boeking worden gekoppeld.
- Een factuurstroom die voldoet aan de standaard die steeds vaker wordt gevraagd.
Klaar voor de toekomst
E-facturatie wordt in steeds meer landen en sectoren de norm, en de standaard daarvoor is UBL. Door dit nu in OVAS Connect in te bouwen, bent u voorbereid zonder dat u iets aan uw werkwijze hoeft te veranderen. Zodra de testfase is afgerond, zetten wij de functie voor alle administraties beschikbaar en laten wij u dat weten.