Een factuur die per e-mail binnenkomt, wordt aan de andere kant van de lijn nog vaak met de hand overgetypt of gescand. Dat kost tijd en er sluipt zo een fout in. Met een UBL-bestand erbij is dat niet meer nodig, want dat bestand bevat precies dezelfde factuurgegevens in een vorm die boekhoudsoftware zelf kan inlezen.
Wat is een UBL-factuur?
UBL staat voor Universal Business Language, een open standaard voor elektronische facturen. De PDF is gemaakt voor het oog, het UBL-bestand is gemaakt voor de software. Allebei beschrijven ze dezelfde factuur: factuurnummer, datum, factuurregels, btw en totalen.
Uw klant leest het bestand in en ziet de boeking meteen klaarstaan, inclusief bedragen en btw. Overtypen hoeft niet meer en typefouten blijven achterwege.
Zo zet u het aan
De optie staat standaard uit. Aanzetten kost u een paar klikken:
- Ga in OVAS Connect naar Beheer en vervolgens naar Boekhouding.
- Vink Voeg UBL-factuur bij in factuurmail aan.
- Sla de instelling op.
Vanaf dat moment wordt de UBL-bijlage standaard toegepast op alle nieuwe facturen die u verstuurt.
Per factuur aan of uit
De instelling is een startpunt en geen keurslijf. Bij iedere factuur kunt u de UBL-bijlage alsnog aan- of uitzetten. Handig wanneer een enkele relatie liever alleen een PDF ontvangt, of wanneer u het eerst bij een paar klanten wilt uitproberen.
Wat merkt uw klant ervan?
De factuurmail ziet er hetzelfde uit, alleen zitten er nu twee bijlagen bij: de vertrouwde PDF om te lezen en het UBL-bestand om in te lezen. Werkt uw klant met een boekhoudpakket dat UBL ondersteunt, dan is de factuur in een handomdraai verwerkt. Werkt uw klant daar niet mee, dan gebruikt hij gewoon de PDF en zit het extra bestand niemand in de weg.
Kort samengevat:
- Dezelfde factuur, nu ook in een bestand dat software direct begrijpt.
- Minder overtypen en minder kans op fouten bij de ontvanger.
- In te stellen via Beheer en Boekhouding, per factuur aan te passen.
- Facturen worden vaak sneller verwerkt en dus sneller betaald.